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Reuniões para que eu as quero e para que servem!

Reuniões comerciais

“Primeiro estranha-se, depois entranha-se”

Fernando Pessoa slogan criado para a Coca Cola

 

Eram 8.15h da manhã do dia 17 de Junho. Apesar da reunião estar agendada para as 8.30h, 30 minutos antes da abertura das delegações, eram 8.15h e toda a equipa já tinha chegado à sede.

Nem sempre foi assim…tal e qual Fernando Pessoa escreveu “Primeiro estranha-se, depois entranha-se”, no inicio estranhou-se muito J. Tornar as reuniões uma rotina imprescindível, ao ponto de se realizar mesmo que o gerente não esteja presente, foi uma missão difícil e que exigiu muita persistência da parte do Manuel.

 

Já vos falei do Manuel, no ultimo artigo Porque é que os pequenos pormenores geram grandes resultados? onde abordamos os #7 pormenores que geram grandes resultados.

O Manuel, é CEO e Diretor Comercial da empresa Trust Car, uma empresa de venda e aluguer de automóveis, com 4 delegações e 16 colaboradores.

O Manuel compreendeu que a partilha #4 Pormenor, com a sua equipa era fundamental. Começou a fazer reuniões com frequência e com diferentes intenções:

  • Reuniões Diárias
    • Briefing diário, com duração 5mts
  • Reuniões Semanais
    • Briefing semanal, com duração de 20mts
  • Reuniões Mensais
    • Análise mensal e preparação mês seguinte, com duração de 45mts
  • Reuniões Trimestrais
    • Análise trimestral, follow-up resultados, medidas corretivas, duração máxima de 1,5h
  • Reunião Anuais
    • Análise Anual, preparação ano seguinte, kick-off, aqui a duração varia de 1 a 2 dias.

 

Hoje o foco será nas reuniões semanais – Briefing semanal com duração de 20mts, que na opinião do Manuel tem gerado mais resultados de valor à sua equipa e ao seu negócio.

Quando acordamos implementar as reuniões semanais no inicio da semana, à segunda feira, cerca de 45 mts antes da abertura das delegações, sabíamos que não iria ser uma tarefa fácil. Eu acredito que alterar hábitos requer persistência e constância, por isso acordamos, eu e o Manuel que o que quer que acontecesse nós iriamos fazer sempre a reunião no dia e hora agendada. Eu e o Manuel acreditávamos que a nossa constância iria dar frutos, era tudo uma questão de tempo, e assim foi J.

Para que o nosso plano tivesse mais possibilidades de sucesso, decidimos cuidar dos detalhes, que nomeamos de

 

#5 Detalhes das Reuniões Semanais

 

#1 Detalhe – Agenda

 

Feedback empoderador

A agenda semanal é definida com base no método feedback Empoderador:

Relativamente à Semana passada

  • O que fizemos bem?
  • O que poderíamos ter feito melhor?
  • O que poderíamos ter feito diferente?

Estes 3 pontos permitem ao Manuel sentir os pontos fortes da equipa, o que a equipa tem de melhorar e o que pode ser feito de forma diferente para acrescentar valor.

 

#2 Detalhe – Preparação Reunião

 

 

 

 

 

 

 

 

Parte do sucesso da reunião é a sua preparação e o Manuel investe muito na sua preparação.

Para além de ter todos os dados necessários atualizados, desde objetivos e sua concretização passando pela base de dados, necessária ao cumprimento dos objetivos mensais, o Manuel cuida de tudo em pormenor.

 

#3 Detalhe – Reunião

 

reunião acompanhamento

A reunião inicia às 8.30h e termina às 8.50h são 20 mts e o horário é respeitado ao segundo J, assim como a agenda.  Este é um dos princípios que não abdicamos, rigor no horário e na agenda.

O Manuel brinda os seus colaboradores à chegada com café e uns doces. Nada melhor que as boas vindas calorosas no início da semana.

 

#4 Detalhe – Desafio Semana

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Todas as segundas feiras o Manuel envia uma mensagem empoderadora a todos os colaboradores, pelas 8h da manhã, antes da reunião. Essa mensagem contém o incentivo da semana e é reforçado na reunião.

 

#5 Detalhe – Acompanhamento

 

Muito do sucesso dos resultados se deve ao acompanhamento. O Manuel faz o acompanhamento diário das delegações e dos seus colaboradores. São as ações diárias que fazem com que os objetivos sejam concretizados.

 

Ouvimos muitas vezes que os únicos que ficam satisfeitos com mudanças são os bebés quando lhe mudamos a fralda J. Habitualmente e por norma quando estamos perante uma mudança, todos resistimos. Existe uma resistência quase que natural. Acredito que somos nós enquanto líderes que temos de dar o exemplo, acreditando e nunca desistindo, mantendo a constância sempre.

Como o Manuel sempre acreditou e nunca desistiu hoje as reuniões semanais já estão entranhadas e já se realizam mesmo quando o Manuel não está presente. Haverá melhor exemplo de como a liderança presente sente-se sempre que fazemos acontecer.

 

No último artigo o Manuel colocou-se à disposição, no sentido de partilhar a sua experiência pessoal. O Manuel adorou partilhar a sua experiência com quem teve a coragem de o contactar. O Manuel continua disponível para partilhar a sua experiência pessoal e falar na 1ª pessoa dos resultados que tem obtido. Se for essa a vossa intenção, enviem mensagem que eu terei todo o gosto em vos colocar em contacto.

 Como também já referi, estas parcerias de acompanhamento são preparadas à medida de cada empresa, tendo em conta a sua intenção e objetivo. Acredito que o único caminho seja querer, analisar e desenhar um projeto que seja único e com as medidas certas para líder e para a empresa. Esse sim, é um caminho que primeiro estranha-se, depois entranha-se e já não se vive sem ele 🙂 .

 

Preparado para entranhar e nunca mais largar?…

 

Para Entranhar e Resultar estou disponível através dos contactos habituais 🙂 :

Móvel: 963 958 089

Email: sandra@gliimecode.com.

 

04 Jul 2019

Mantenha-se por perto, conheça as novidades em primeira mão e tenha acesso a conteúdos exclusivos

Por Sandra Costa

Coach e Consultora, apaixonada por pessoas. Acredita profundamente que quem não nasceu para servir, não serve para viver, por isso coloca-se ao serviço dos outros.

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